Specjalista ds. administracyjnych

Stanowisko specjalisty ds. administracyjnych jest stanowiskiem samodzielnym,  podległym bezpośrednio dyrektorowi Ośrodka.

Do szczegółowych zadań  specjalisty ds. administracyjnych należy :

1.      Wspieranie dyrektora w zakresie zarządzania Ośrodkiem, w tym:

1)      bieżące informowanie o stanie prowadzonych spraw,

2)      koordynowanie współpracy z poszczególnymi działami  i pracownikami,

3)      zapewnienie sprawnego  przepływu  informacji,

4)      prowadzenie terminarza, organizowanie  i umawianie spotkań, kontakt z klientami,

5)      przygotowanie i obsługiwanie narad, spotkań i konferencji (sporządzanie protokołów),

6)      zarządzanie skrzynką e-mailową oraz raportowanie o najważniejszych wiadomościach.

2.      Organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu, w tym:

1)      zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu,

2)      prowadzenie dokumentacji kancelaryjnej; przyjmowanie, kwalifikowanie i rozdzielanie korespondencj przychodzącej,

3)      przygotowanie wstępnych pism, sprawozdań i uchwał,

4)      prowadzenie  rejestru zarządzeń wewnętrznych dyrektora,

5)      prowadzenie rejestru kontroli i protokołów zewnętrznych,

6)      współpraca z pracownikiem gospodarczym w zakresie zaopatrzenia w materiały biurowe oraz konserwacji sprzętu i urządzeń,

7)      obsługa urządzeń biurowych (telefon, komputer, fax, kopiarka itp.)

3.      Archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami.